administratie | ondernemersbackoffice.com

Opzetten van uw backoffice

Backoffice voor ondernemers

Je hebt een druk leven als ondernemer. De klok is waarschijnlijk niet in uw voordeel. Sterker nog, je moet meer tijd winnen tijdens je werk. Uw backoffice kan u hierbij helpen. Als u een backoffice heeft die goed werkt, hebt u minder administratief werk te doen. Dit scheelt veel tijd!

De backoffice is de motor van uw organisatie. Het is compatibel met frontoffice, dat zich voornamelijk richt op de kernactiviteiten van uw bedrijf. De backoffice is echter niet ondergeschikt aan de frontoffice. Integendeel, een dag zonder frontoffice kan nog wel, maar een dag zonder backoffice kan veel problemen veroorzaken.

Ondernemers backoffice geeft u vijf tips om u te helpen bij het ontwerpen van uw backoffice.

Ondernemers Backoffice
Ondernemers Backoffice

Uit handen nemen

Uw dagelijkse zakelijke activiteiten als ondernemer concentreren zich vaak op uw primaire werk en contact met uw klanten. Uw administratieve verplichtingen worden vaak achter geschoven. Een goede backoffice zal hierbij van groot belang zijn. Indien deze afdeling werkt als een goed geoliede machine, heeft u meer tijd vrij voor de hoofdactiviteiten van uw bedrijf.

Kwaliteit

U dient goed vast te leggen wat u moet administreren en documenteren en hoe u het wilt doen. Het beheren van deze data is een uitdaging die onvermijdelijk is. Veel organisaties verzamelen gegevens die zelden worden gebruikt en die niet dicht bij de kern van de organisatie liggen. Dit gaat vaak ten koste van de kwaliteit. Wees kritisch en effectief!

Continuïteit

Het standaardiseren van bepaalde processen in uw organisatie is erg belangrijk. Denk hierbij aan aanvragen of wijzigingsverzoeken. Zorg ervoor dat dit type proces goed werkt en er volgens vaste procedures wordt gewerkt. Als u ver van uw klanten staat, is standaardisatie nog belangrijker. Hoe groter de afstand tot uw klanten, hoe groter de vraag naar continuïteit en standaardisatie.

Beheer van informatie.

Dit kan worden onderverdeeld in het vastleggen van klantgegevens en het opslaan en onderhouden van informatie voor het hoofdproces. Communicatie is het middelpunt. Het management van uw klantenadministratie moet in perfecte staat zijn en communicatie dienen. Bij het ontwerpen van uw informatie administratie moet het cliëntsysteem ook de kern zijn. Informatiemanagement moet ook kunnen anticiperen op ontwikkelingen op gebieden zoals sociale verandering. Zorg ervoor dat de verdeling van taken in uw organisatie duidelijk is, zodat u precies weet wie waarvoor verantwoordelijk is.

Efficiëntie

De frontoffice en de backoffice moeten elkaar ondersteunen. Het frontoffice richt zich op de hoofdactiviteiten van uw bedrijf. Daarom moet de backoffice zich richten op efficiëntie. Alleen deze manier kan het frontoffice zich concentreren op zijn kerntaken. Wanneer de backoffice soepel loopt, werkt het bedrijf als een goed geoliede machine. Als eigenaar van een bedrijf besteedt u dan minder tijd aan administratieve taken, zodat u uw tijd effectief kunt beheren.